Behörden-Vorgang anlegen und verfolgen

Im Bereich Behörden bündelst du alles zu einem Thema mit Amt oder Behörde – Bauantrag, Baugenehmigung, Anzeigen und Abnahmen – inklusive Schriftverkehr, Dokumenten und Fristen an einem Ort.

So legst du einen Vorgang an

• Öffne den Bereich Behörden in deinem Projekt und wähle Vorgang anlegen.
• Gib einen Titel ein (z. B. „Bauantrag Hauptgebäude") und wähle die Vorgangsart (Bauantrag, Baugenehmigung, Baubeginnsanzeige, Abnahme, Fertigstellungsanzeige oder Sonstiges).
• Trage optional Behörde und Aktenzeichen ein.

Dokumente, Mails und Fristen zuordnen

• Verknüpfe Dateien aus der Dateiablage direkt mit dem Vorgang – die Datei bleibt an ihrem Ablageort, es entsteht nur eine Zuordnung.
• Mails aus dem E-Mail-Eingang lassen sich einem Vorgang zuordnen; die KI kann das bereits vorschlagen, wirksam wird es erst mit deiner Bestätigung.
• Lege je Vorgang beliebig viele Fristen an (Bezeichnung, Fälligkeitsdatum, optional ein Verantwortlicher). Fristen erinnern rechtzeitig vor Ablauf und eskalieren automatisch, wenn sie überfällig und noch nicht erledigt sind.

Status pflegen

• Über Status ändern wechselst du zwischen offen, eingereicht, genehmigt, abgelehnt und abgeschlossen – frei in beide Richtungen, da Behördenprozesse selten linear laufen.
• Jeder Statuswechsel wird mit Datum und Nutzer in der Vorgangs-Historie festgehalten.
• Beendest du einen Vorgang mit noch offenen Fristen, weist dich die App darauf hin – die Fristen erinnern trotzdem weiter, bis sie erledigt oder gelöscht werden.

Behörden-Fristen erscheinen zusätzlich im projektweiten Kalender und im

Dashboard – aber nur für Mitglieder mit Bereichsfreigabe „Behörden".

Gut zu wissen

• Ist im Projekt ein Bundesland hinterlegt, findest du dort auch die redaktionelle Checkliste und Gewährleistungsfristen.
• Wer Zugriff auf den Bereich Behörden hat, steuerst du über Rollen und Bereichsfreigaben.