E-Mail-Eingang nutzen

Jedes Projekt bekommt automatisch eine eigene E-Mail-Adresse. Beteiligte, aber auch Behörden, Banken oder Handwerksbetriebe können dorthin schreiben – die Mails landen strukturiert im Bereich E-Mail-Eingang und werden mit KI-Unterstützung passenden Bereichen zugeordnet.

So findest du deine Projekt-Mailadresse

• Öffne die Projekteinstellungen deines Projekts.
• Dort steht die Adresse im Format `projekt-slug@mail.baubegleiter.de` – kopierbar für alle Mitglieder.
• Als Eigentümer kannst du den Slug-Teil der Adresse ändern; die alte Adresse wird danach ungültig.

Eingehende Mails bearbeiten

• Öffne den Bereich E-Mail-Eingang. Die Tabs Eingangskorb und Quarantäne zeigen dir, was noch Aufmerksamkeit braucht.
• Ist die KI im Projekt aktiviert, schlägt sie für jede Mail eine Kategorie vor (Rechnung, Behörde, Gewerk, Foto, Sonstiges) und legt Anhänge direkt in den passenden Ordner der Dateiablage ab – als „Vorschlag – bitte bestätigen" markiert.
• Prüfe den Vorschlag und bestätige ihn mit einem Klick, oder korrigiere die Kategorie – die Anhänge wandern dann automatisch in den richtigen Ordner.

Quarantäne: unbekannte Absender

Mails von Absendern, die noch keinem Projektmitglied und keiner Liste „bekannte Absender" zugeordnet sind, landen zunächst in der Quarantäne statt direkt einsortiert zu werden.

• Freigeben: Die Mail wird normal einsortiert; du kannst den Absender dauerhaft als „bekannt" markieren, damit künftige Mails direkt durchgehen.
• Ablehnen: Die Mail samt Anhängen wird verworfen.
• Blockieren: Wie Ablehnen, zusätzlich landet die Absenderadresse auf der Sperrliste – künftige Mails dieser Adresse werden ohne erneute Quarantäne stillschweigend verworfen.

Tipp: Trage Adressen von Behörden, Bank oder Bauleitung frühzeitig in die

„bekannten Absender" ein (Projekteinstellungen), damit wichtige Mails nie

in der Quarantäne hängen bleiben.

Gut zu wissen

• Jede Mail erscheint als Ereignis in der Chronik – nachvollziehbar mit Zeitstempel.
• Der E-Mail-Eingang ist ein eigener freigebbarer Bereich (siehe Rollen und Bereichsfreigaben) – nicht jedes Mitglied sieht ihn automatisch.
• Rechnungen aus Mails fließen nach Bestätigung direkt in die Kostenübersicht.